يشمل هذا القسم الوثائق التجارية الصادرة عن الشركات والمؤسسات، ووثائق المنظمات غير الحكومية (NGO)، والتخاويل والوكالات التجارية، باستثناء شهادات المنشأ والفواتير التجارية التي يتم تصديقها من قبل الملحقية التجارية العراقية.
1. استمارة تصديق الوثائق التجارية
يجب ملء استمارة تصديق الوثائق التجارية الخاصة بالقسم القنصلي وإرفاقها مع المعاملة.
2. تقديم الوثائق واستكمال التصديقات المطلوبة
- تصديقها من قبل كاتب العدل الأمريكي (Notary Public).
- تصديقها من قبل Secretary of State في الولاية التي صدرت فيها الوثيقة أو تمت فيها عملية التوثيق.
- ثم تصديقها من وزارة الخارجية الأمريكية – مكتب التصديقات (U.S. Department of State, Office of Authentications) في واشنطن العاصمة.
3. خطاب (Cover Letter)
يجب إعداد (Cover Letter) معنون إلى سفارة جمهورية العراق – القسم القنصلي، ويتضمن الآتي:
- عدد الوثائق المطلوب تصديقها.
- اسم الشركة أو المؤسسة الوارد في الوثائق.
- الغرض من التصديق، إن أمكن.
- مبلغ الرسوم المستحقة.
- اسم وعنوان ورقم هاتف ووسائل الاتصال بالشركة أو المؤسسة.
- اسم الشخص المسؤول عن المعاملة وبيانات الاتصال به.
ويُفضل إرفاق بطاقة عمل (Business Card) خاصة بالشركة أو الشخص المسؤول مع المعاملة، ولا سيما في معاملات الشركات والوثائق التجارية.
4. وثائق تسجيل الشركة
بالنسبة إلى الوثائق التجارية، يرجى إرفاق نسخة من إحدى الوثائق التي تثبت الوضع القانوني للشركة، بحسب طبيعة الشركة والوثيقة، مثل:
- شهادة التسجيل أو التأسيس.
- شهادة رخصة مزاولة العمل (Business License).
5. الوكالات والتخاويل التجارية
في حالة تقديم وكالة أو تخويل صادر عن شركة أو مؤسسة، يرجى، بالإضافة إلى المتطلبات أعلاه، تزويد القسم القنصلي بالمعلومات الخاصة بالشركة، ومنها:
- اسم الشركة.
- عنوان الشركة.
- رقم الهاتف.
- الموقع الإلكتروني، إن وجد.
- اسم الشخص المخول بالتوقيع عن الشركة، مع ذكر عنوانه ورقم هاتفه وبريده الإلكتروني.
كما يجب إرفاق نسخة من جواز سفر الشخص المخول بالتوقيع أو نسخة من رخصة القيادة (Driver’s License).
6. نسخ الوثائق
يجب إرفاق نسخة مصورة عن كل وثيقة أصلية يراد تصديقها مع الأصول.
ويُفضل التأكد من وضوح جميع النسخ قبل إرسال المعاملة.
7. رسوم التصديق
تبلغ رسوم تصديق الوثائق التجارية 160 دولاراً أمريكياً لكل وثيقة.
أما وثائق المنظمات غير الحكومية (NGO) فتبلغ رسوم تصديقها 50 دولاراً أمريكياً، مع إرفاق نسخة من شهادة الإعفاء الضريبي (Tax Exemption Certificate).
وتُدفع الرسوم نقداً أو عبر Money Order أو Cashier’s Check.
شهادات المنشأ والفواتير التجارية ليست ضمن معاملات التصديق التجاري في القسم القنصلي بالسفارة، وإنما يتم تصديقها من قبل الملحقية التجارية العراقية.